Achter de schermen van onze griep- en coronavaccinatie-campagne

Een mooi staaltje teamwork

Elk jaar nodigt Vierkappes een deel van haar patiënten uit om een griepvaccin te laten plaatsen. Dit jaar kwam daar ook de uitnodiging voor een corona-booster bij. Hoe gaat zo’n vaccinatie-campagne precies in zijn werk? Wat is er allemaal gebeurd vooraleer die prik in iemands bovenarm gezet wordt? Half oktober spraken we met 4 Vierkappes-medewerkers die bij het voorbereidende werk betrokken zijn: verpleegkundige Lud, huisarts Paul, onthaalverantwoordelijke/praktijkassistente Ioana en communicatieverantwoordelijke Roemy.

Iedereen zijn of haar taak

Paul: Al meer dan 10 jaar houden we onze jaarlijkse griepvaccinatiecampagne. We zijn daarin al heel geroutineerd ondertussen. Het is een mooie samenwerking tussen verschillende disciplines van het wijkgezondheidscentrum, waarin iedereen zijn rol heeft.

Roemy: De voorbereiding van de campagne start meestal in de zomervakantie. Tijdens een vergadering van zo’n 30 minuten komen Lud, Paul, ikzelf en 1 van de praktijkassistenten (Ioana of Latifa) bijeen. Mijn rol is om na het overleg alle info te hebben om de uitnodigingbrieven te kunnen schrijven en om op onze communicatiekanalen de juiste info te kunnen zetten. Ik bestel ook elk jaar folders en posters over de vaccinatiecampagne via het LOGO. De folders worden ter informatie meegestuurd met de uitnodigingsbrieven.

Ioana: Latifa of ik bestellen elk jaar in het postkantoor speciale postzegels voor die hele lading brieven. Voor ons is het belangrijk om te weten hoeveel brieven er zullen gestuurd worden en op welke dag precies ze gezegeld moeten worden. Die speciale zegels moeten namelijk geplakt worden in het postkantoor zelf! Als je weet dat we elk jaar tussen de 500 en de 600 brieven sturen, dan is dat een hele klus die vooraf gepland moet worden. Gelukkig kunnen we rekenen op de enthousiaste hulp van onze onthaalvrijwilligers. 500 brieven vouwen, in enveloppen steken, van onze stempel voorzien en zegelen: er kruipt gemakkelijk een aantal uren werk in.

Onthaalvrijwilliger Fatiha aan de slag met de brieven

Paul: Ik ben bij het overleg aanwezig omdat mijn rol is om onze patiënten-selectie te maken. Wie moet er dit jaar uitgenodigd worden? Ik exporteer uit ons medisch programma de patiënten die in aanmerking komen voor vaccinatie. Uit die selectie verwijder ik o.a. de mensen die eerder hebben laten weten dat ze niet gevaccineerd wensen te worden en mensen die hun vaccin in het woonzorgcentrum zullen krijgen. Dat is een administratieve brok werk. Vroeger moest ik voor al die patiënten ook nog een gepersonaliseerd voorschrift printen én handtekenen. Met de komst van de elektronische voorschriften hoeft dit nu gelukkig niet meer.

Stap voor stap volgens een griepvaccinatieprotocol

Roemy: In dat overleg overlopen we ons griep-vaccinatie-protocol van het jaar voordien. We bekijken wat er moet gebeuren, we bepalen wie welke taak gaat uitvoeren en wanneer die taak klaar moet zijn.

Concreet betekent dit dat we eerst de huidige richtlijnen bekijken van de overheid over wie precies als doelgroep van de campagne beschouwd wordt. Verder spreken we ook af wie contact opneemt met de apotheek om de precieze prijs van het vaccin en de recentste terugbetalingstarieven op te vragen. Die info is nodig om onze patiënten juist te kunnen informeren. Nadien bekijken we wie dit jaar de vaccins zal zetten. Verpleegkundigen? Artsen? Wie zal de vaccins op huisbezoek plaatsen? Nieuw van dit jaar is dat apotheken ook covid-vaccins mogen plaatsen. Dat is ook informatie die nuttig is voor onze patiënten.

Ioana en onthaalvrijwilliger Isabelle in het postkantoor om postzegels te plakken

De uitdagingen van de covid-vaccinatie

Lud: de meeste griepvaccins worden in Vierkappes op vaste momenten door een verpleegkundige gezet. Mijn rol is om in de zomer al te bepalen op welke dagen we die vaccinatiemomenten in oktober en november zullen laten doorgaan. De griepvaccins zetten we normaal gezien van midden oktober tot eind november. Dit jaar verliep het voorbereiden van de campagne wat hektischer dan anders omdat we voor het eerst ook Covid-vaccins zouden zetten. De Covid-piek werd vóór de grieppiek verwacht, dus we moesten nog vroeger starten met vaccineren dan andere jaren met de griepvaccinatiecampagne alleen. Dit jaar organiseerden we ons zo dat we corona-vaccins zouden plaatsen tussen 1 oktober en 31 oktober en griepvaccins van 16 oktober tot eind november.

Ioana: Voor onze onthaalmedewerkers die de telefoon beantwoorden, is duidelijkheid in de afsprakenagenda belangrijk. Het moet voor hen zo gemakkelijk mogelijk zijn om mensen die bellen voor een vaccin-afspraak, op het juiste consultatieblokje in te plannen. Ze verwerken honderden telefoontjes per dag, dus het is belangrijk dat ze snel zien waar ze een covid-vaccinatie mogen inplannen, waar een griepvaccinatie en waar allebei. Dat vergde wel wat denkwerk en overleg met de andere betrokkenen om dat systeem uit te denken.

Beperkte houdbaarheid

Lud: Een extra factor waarmee we dit jaar moesten rekening houden, is de héél beperkte houdbaarheid van de coronavaccins. We hebben met onze dichtstbijzijnde apotheek de afspraak gemaakt dat zij de coronavaccins zouden voorbereiden. Zij maken de spuitjes klaar voor ons. Nadat de spuiten opgetrokken zijn, zijn ze slechts 6 uur houdbaar. We geven de bestelling de dag voordien aan de apotheek door op basis van het aantal ingeplande patiënten. 1 van de collega’s gaat die elke vaccinatiedag afhalen op het afgesproken moment en daarna is het vaccineren maar!

Een gevolg van die beperkte houdbaarheid is dat er soms spuitjes over zijn als er bijvoorbeeld een patiënt zijn afspraak annuleert omdat hij ziek is.

Roemy: Om te voorkomen dat we die vaccins zouden moeten weggooien, hebben we een reservelijst gemaakt. Patiënten die graag een vaccin willen, kunnen zich op die lijst inschrijven. We hebben ons laten inspireren door de grote corona-vaccinatiecentra die ook met reservelijsten werkten in 2020 en 2021.

Ioana: De onthaalmedewerker kan bij een annulering iemand van die lijst opbellen, zodat het vaccin toch gebruikt kan worden.

Lud: De beperkte houdbaarheid van de vaccins vergde ook meer organisatie voor de plaatsingen op huisbezoek. Een griepvaccin kan bij een bedlegerige patiënt geplaatst worden op het gewone verzorgingsmoment van de verpleegkundige of het vaste huisbezoek van de huisarts. Voor de coronavaccins was deze flexibiliteit niet mogelijk. In een overleg tussen artsen en verpleegkundigen bepaalden we eerst wie aan huis een vaccin moest krijgen. Nadien bekeken we hoeveel vaccinatierondes er nodig zouden zijn om die te kunnen plaatsen. Concreet spraken we af dat de artsen de eerste week van oktober op ronde zouden gaan, de week nadien zouden de verpleegkundigen een ronde voor hun rekening nemen en binnenkort is er nog een derde ronde nodig.

Een patiënt wordt gevaccineerd door Lud

Waarom al die moeite?

Paul: Elk jaar overlijden zo’n 1000 mensen in België aan de griep en een veelvoud daarvan komt in het ziekenhuis terecht. Een vaccin kan ervoor zorgen dat mensen met een kwetsbare gezondheid gespaard blijven van deze ernstige gevolgen. 1 van de taken van een wijkGEZONDHEIDscentrum is om aan ziektepreventie te doen. Onze jaarlijkse vaccinatiecampagne is daar een onderdeel van.

Roemy: Het team-en samenhorigheidsgevoel dat die hele organisatie met zich meebrengt, krijgen we er gratis bij.